Fortrolighedspolitik

Retsgrundlag for FOTOGULVE’ behandling af personoplysninger

I overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen anvender vi forskellige retsgrundlag, når vi indsamler og behandler personoplysninger, afhængigt af den specifikke kontekst:

• I visse tilfælde beder vi om dit samtykke (GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a)), f.eks. dit samtykke til at modtage direkte markedsføringsmateriale fra os (bemærk dog, at ifølge lokal lovgivning kan visse jurisdiktioner være baseret på et fravalg i stedet for et tilvalg) eller dit samtykke til cookies på vores websteder. Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. En tilbagetrækning af samtykket påvirker ikke lovligheden af vores behandling forud for tilbagetrækningen eller behandling, der er baseret på et andet retsgrundlag end samtykke.

• Hvis du er kunde, bruger af digitale produkter, leverandør til eller registreret bruger hos FOTOGULE, vil vores brug af personoplysninger ofte være på betingelse af opfyldelse af en kontrakt med dig (der omfatter vores betingelser for brug og/eller eventuelle kontrakter, der er indgået med din arbejdsgiver) eller levering af en tjeneste til dig (GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b)). Dette er f.eks. tilfældet, når vi giver dig mulighed for at bruge smartfunktioner i en pumpe, hvis du har adgang til en app eller cloud-tjeneste, når vi behandler kunde- og leverandør oplysninger i vores it-systemer for at sikre håndtering af kontraktlige forpligtelser, eller når vi. Hvis du ikke opgiver de pågældende personoplysninger, vil vi muligvis ikke kunne levere den specifikke tjeneste til dig (f.eks. adgang til en app/et websted eller brug af en smartfunktion).

• Vi er underlagt en række juridiske forpligtelser, herunder bogførings-/registreringsforpligtelser, skatte- og toldmæssige forpligtelser, sanktions- og eksportkontrolrelaterede forpligtelser osv. Derfor behandler vi dine personoplysninger, så vi kan sikre, at vi overholder disse forpligtelser (GDPR, artikel 6, stk. 1, litra c)).

• Endelig behandler vi i visse sammenhænge dine personoplysninger på baggrund af FOTOGULVES legitime interesser (GDPR, artikel 6, stk. 1, litra f)). Dette er f.eks. tilfældet, når vi bruger data fra vores produkttilbud (produkter, tjenester og digitale løsninger såsom apps, cloud-tjenester og websteder) til at analysere brug og kundeadfærd/-interaktion, som vi derefter bruger til at skabe værdi for både vores kunder/brugere og FOTOGULVE gennem forbedring af vores produkter (ekstra funktioner, ydelsesoptimering, personlig brugeroplevelse, teknisk vedligeholdelse osv.). Vi gør også vores legitime interesser gældende, når vi bruger data til at skræddersy vores markedsføring, salgs- og andre kundetiltag via profilering, valg af markedsførings-/salgskanaler osv. Det er f.eks. også tilfældet, når vi inviterer dig til at deltage i en spørgeundersøgelse, eller når vi søger at anlægge, fremføre eller forsvare retskrav. De interne formål, der er anført ovenfor under de enkelte kategorier, er baseret på vores legitime interesser, medmindre de er specifikt baseret på kontraktlige eller juridiske forpligtelser. Disse legitime interesser vurderes ikke at gå forud for dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder som registreret person – i den forbindelse understreges det, at vores udøvelse af legitime interesser også er til gavn for dig som kunde, bruger, modtager af markedsføringsmateriale, leverandør og besøgende på webstedet. Hvis du vil vide mere om, hvordan dine personoplysninger behandles i forbindelse med vores legitime interesser, bedes du kontakte os via nedenstående kontakt oplysninger.

Vi behandler kun dine personoplysninger til andre formål end dem, personoplysningerne oprindeligt blev indsamlet til, hvis det er nødvendigt for at overholde juridiske eller lovgivningsmæssige forpligtelser (f.eks. videregivelse til domstole eller strafferetlige myndigheder), hvis du har givet samtykke til den pågældende behandling, eller hvis behandlingen i øvrigt er lovlig.

Sådan deler og overfører vi dine personoplysninger

Vi deler kun dine personoplysninger, når det er nødvendigt i forbindelse med de formål, der er beskrevet ovenfor. Hovedkategorierne af modtagere er:

• Andre selskaber i FOTOGULVE-koncernen.
• FOTOGULVE’ forretningspartnere (f.eks. leverandører, salgs- og marketingpartnere (herunder sociale medieplatforme), partnere for digitale løsninger og IoT, logistikpartnere, eventarrangører, FOTOGULVE’ kunder i forbindelse med specifikke produkttilbud (f.eks. Gulvægger, Messeudbyder eller Tæppehandler) osv.).
• Leverandører af it-tjenester og databehandlere på vegne af FOTOGULVE, f.eks. hosting-tjenester, it-support, cloud-tjenester, brugeradministrationstjenester osv.
• Andre modtagere, der yder support til FOTOGULVE’ forretningsaktiviteter, f.eks. FOTOGULVE’ konsulenter og rådgivere, sanktionsscreeningspartnere osv.
• Andre autoriserede tredje parter, der har behov for at få adgang til eller opbevare personoplysninger, hvis dette er påkrævet eller tilladt i henhold til gældende lov (f.eks. statslige myndigheder eller andre offentlige organer, domstole, voldgiftsretter, advokater osv.).

Vi sælger ikke dine personoplysninger eller videregiver dem til uvedkommende tredje parter.

I visse tilfælde kan dine personoplysninger blive overført til lande uden for EU/EØS. FOTOGULVE sørger for, at en sådan overførsel udføres i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove. Det indebærer, at enhver part uden for EU/EØS (og lande, der er underlagt en EU-tilstrækkelighedsbeslutning), som kommer i besiddelse af dine personoplysninger, skal sikre et tilstrækkeligt beskyttelses niveau, for eksempel ved at anvende EU’s standardkontraktbestemmelser eller overholde EU-US Privacy Shield-ordningen.

Hvis du befinder dig uden for EU/EØS, kan dine personoplysninger blive overført til lande inden for EU/EØS eller på anden vis uden for dit bopælsland. Vi gør os stor umage for at sikre overholdelse af de lokale krav, når vi overfører data på tværs af grænserne.

Profilering og automatiserede beslutningsprocesser

Vi bruger profilering (automatiserede analyser eller prognoser baseret på en profil af dig eller lignende kategorier af enkeltpersoner) og automatiserede beslutningsprocesser for at give dig værdiskabende indhold og interaktion. Dette kan for eksempel være personlige tilbud, annoncer og andet markedsføringsmateriale, som vi mener vil have større værdi for dig end generisk markedsføringsmateriale. Det kan også være at beslutte, hvad, hvornår og hvordan vi skal interagere med dig for at optimere din kunde- eller brugeroplevelse, f.eks. hvornår vi skal kontakte dig med relevant materiale, gøre din oplevelse med webstedet. Som anført ovenfor indebærer det, at vi bruger data, der findes i f.eks. vores CRM-system, sammen med oplysninger om købshistorik, produktapps eller anden brug af produkter, servicehistorik, søgninger på vores websted, aktivitet på sociale medier osv., til at få et mere fuldstændigt billede af din adfærd og dine behov som kunde eller bruger.

Så vidt det er muligt, anonymiserer og samler vi data, når vi udfører vores analyser og udarbejder statistik.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til direkte markedsføringsformål, herunder profilering i forbindelse med en sådan direkte markedsføring, og du kan også have ret til at gøre indsigelse under andre omstændigheder. Såfremt du er underlagt en beslutning, der udelukkende er baseret på automatiseret behandling, og som har retsvirkning for dig, eller som i tilsvarende væsentlig grad påvirker dig, har du ret til fysisk indgriben. Se ’Dine rettigheder’ nedenfor.

Opbevaring af personoplysninger

Personoplysninger, der er indsamlet til ovennævnte formål, opbevares kun, så længe det er nødvendigt til det relevante formål. Eksempel:

• Når du opretter en FOTOGULVE-konto, modtager du en e-mail med bekræftelse af kontoen og op til to påmindelsesmails. Hvis du ikke har bekræftet din konto inden syv dage, vil dine personoplysninger blive slettet. Hvis du ikke har været aktiv i to år (24 måneder), vil din FOTOGULVE-konto, herunder dine personoplysninger, også blive slettet. Inden sletning modtager du to påmindelser via mail efter 23 måneders inaktivitet.

• Hvis du er kunde eller leverandør, eller hvis din arbejdsgiver er det, gemmer vi dine kontakt oplysninger, så længe vi har et aktivt forhold til dig. Når forholdet ikke længere er aktivt, gemmes personoplysningerne i en yderligere periode for at sikre, at vi er i stand til at genetablere forholdet, hvis det skulle blive nødvendigt, eller så længe det er påkrævet i henhold til gældende lovgivning, og så længe det er nødvendigt for at sikre korrekt opfyldelse af eventuelle resterende kontraktlige forpligtelser.

• Hvis du tidligere har været bruger af vores digitale løsninger, kan vi gemme dine personoplysninger i en rimelig periode efter deaktivering for at lette tilgangen til de digitale løsninger og kvaliteten af deres anvendelighed, hvis du vælger at vende tilbage til den digitale løsning på et senere tidspunkt. Opbevaringsperioden fastsættes på baggrund af, hvad vi mener er en realistisk periode for brugere, der vender tilbage.

• Finansielle, transaktionsmæssige, skatte-/toldmæssige og overholdelsesrelaterede personoplysninger (f.eks. fakturerings oplysninger, modtagne eller afholdte betalinger, resultater af sanktionsscreeninger osv.) gemmes så længe, det er påkrævet i henhold til gældende lovgivning, eller så længe det er nødvendigt for at sikre en korrekt opfyldelse af kontraktlige forpligtelser.

• Opkald til vores kundesupportfunktion og opkalds-id gemmes i tre måneder. For at kunne registre køb og indgåede aftaler kan logfiler eller optagelser gemmes i en længere periode, hvis du har købt et produkt eller en tjeneste via telefonen.

Hvis der indledes en rets- eller disciplinærsag, eller en sådan påtænkes, kan dine personoplysninger blive gemt, indtil sagen er afsluttet, og eventuelle ankefrister er udløbet, hvorefter de slettes eller arkiveres.

Når personoplysninger slettes, kan dataene (herunder adfærds oplysninger) gemmes i anonymiseret form, der ikke gør det muligt at identificere dig.

Dine rettigheder

Du har altid følgende rettigheder:

Tilbagetrækning af samtykke: Hvis du har givet samtykke til behandling af dine personoplysninger, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage med fremadrettet virkning. En sådan tilbagetrækning af samtykket påvirker ikke lovligheden af behandlingen forud for samtykket eller behandling, der er baseret på et andet retsgrundlag end samtykke.

Under hensyntagen til din placering og i henhold til gældende lovgivning, herunder GDPR, har du også nedenstående rettigheder:

Indsigtsret: Du kan have ret til at få vores bekræftelse af, om der behandles personoplysninger vedrørende dig, og i givet fald til at anmode om adgang til personoplysningerne. Du vil så – blandt andet – få adgang til oplysninger om formålene med behandlingen, om hvilke kategorier af personoplysninger det drejer sig om, og om hvilke modtagere eller kategorier af modtagere dine personoplysninger er blevet eller vil blive videregivet til. Dette er dog ikke en absolut ret, og andre personers interesser kan begrænse din indsigtsret. Du kan have ret til at få en kopi af de personoplysninger, der behandles. For yderligere kopier, som du anmoder om, kan vi opkræve et rimeligt gebyr baseret på de administrative omkostninger, der er forbundet hermed.

Ret til berigtigelse: Du kan have ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget. Under hensyntagen til formålene med behandlingen kan du have ret til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger, bl.a. ved at fremlægge en supplerende erklæring.

Ret til sletning (’retten til at blive glemt’): Under visse omstændigheder kan du have ret til at få personoplysninger om dig selv slettet af os, og vi kan være forpligtet til at slette sådanne personoplysninger.

Ret til begrænsning af behandling: Under visse omstændigheder kan du have ret til fra os at opnå begrænsning af behandling af dine personoplysninger. I så fald vil de pågældende oplysninger blive mærket, og de vil herefter kun blive behandlet af os til bestemte formål.

Ret til indsigelse: Under visse omstændigheder kan du af grunde, der vedrører din særlige situation, eller hvis personoplysningerne behandles med henblik på direkte markedsføring, have ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvorefter vi ikke længere vil have ret til at behandle dine personoplysninger.

Ret til dataportabilitet: Under visse omstændigheder kan du have ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at modtage de personoplysninger, du har givet os, og du kan have ret til at overføre disse oplysninger til en anden enhed, uden at vi kan forhindre dig i det.

Ret til at indgive en klage: Hvis du mener, at behandlingen af dine personoplysninger er i strid med GDPR, har du ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed, navnlig i den EU- eller EØS-medlemsstat, hvor du bor, arbejder, eller hvor den påståede overtrædelse har fundet sted. Retten til at indgive en klage til din lokale tilsynsmyndighed kan også gælde uden for EU/EØS, afhængigt af din placering.

Databeskyttelsesansvarlige og kontakt oplysninger

Hvis du har spørgsmål til denne fortrolighedspolitik eller vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre nogen af dine rettigheder som anført ovenfor gældende, er du velkommen til at kontakte FOTOGULVE, Gl. Kirkevej 47A, 8700 Horsens  +45 30 86 51 48, dataprivacy@fotogulve.dk

Såfremt dit lokale FOTOGULVE-salgsselskab er dataansvarlig sammen med FOTOGULVE, kan du finde kontakt oplysninger for dit lokale salgsselskab her.

Nogle af virksomhederne i FOTOGULVE-koncernen har udnævnt en databeskyttelsesansvarlig (DPO). Deres kontakt oplysninger kan findes her.

Ændringer i fortrolighedspolitikken

Vi forbeholder os til enhver tid retten til at ændre eller supplere denne fortrolighedspolitik. I det omfang ændringerne af fortrolighedspolitikken anses for at være væsentlige og betydelige, vil du blive informeret herom, eksempelvis pr. mail eller på vores websted. Den fortrolighedspolitik, der er gældende på et givet tidspunkt, vil altid være tilgængelig på vores websted.